hello@briarej.ru

Немедицинская документация в стоматологии

Обязательная немедицинская документация для стоматологии

Основные требования, нюансы и образцы оформления немедицинской документации в стоматологии
Очень часто, руководителями небольших стоматологий становятся бывшие или действующие доктора, которые учились лечить людей. Став руководителями, они обрели новый статус, который требует от них новых знаний и новых действий! Крупные стоматологии, за счет эффекта масштаба, могут себе позволить нанимать профильных специалистов с достаточным уровнем экспертизы. Небольшие же стоматологии, чаще всего, исходят из того, что бухгалтер закрывает все немедицинские формальности, или покупают комплект неадаптированной документации, который ложится мертвым грузом.
В этом материале мы собрали для Вас ту немедицинскую документацию (с комментариями и некоторыми образцами), которая является обязательный для стомотологий и которую Вам придется предъявить контролирующим органам в случае проверки.

Материалы и документы сгруппированы в темы:

Материалы и образцы, которые помогут вам самостоятельно навести порядок в бумагах

Тема 1 Кадровый учет


Кадровая документация это та, которая регулирует трудовые взаимоотношения и фиксирует события и изменения в них. В организации есть обязательные документы по кадрам и те, которые могут стать обязательными при соответствующих обстоятельствах.


1.1. Обязательные кадровые документы для стоматологии:

- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ)
- Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)
- Положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ)
- Штатное расписание (Т3)
- График отпусков (Т7) - утверждается на следующий год, до 15 декабря.
- Трудовые договоры (ст. 16 ТК РФ)
- Личные карточки (Т2)
- Табель учета рабочего времени (Т12)
- Приказы по кадрам (формы Т) - прием, увольнение, перемещение, отпуск и т.д.
- Трудовые книжки (ст. 66.1. ТК РФ и ПП № 225 от 16.04.2003 г.) – для тех, кто впервые трудоустраивается в 2021 г. сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде (в бухгалтерской программе через формы СЗВ-ТД), для остальных – в зависимости от поданного ими заявления.
- Книга учета движения трудовых книжек (ПП № 225 от 16.04.2003 г.) – должна быть прошнурована, и опломбирована (или опечатана).
- Согласия на обработку персональных данных (№ 152-ФЗ от 27.07.2006) – на документы, которые Вы принимаете от работника и действия, необходимые для трудовых отношений.
- Расчетные листы (ст. 136 ТК РФ) – форма расчетного листа должна быть утверждена, а работодатель обязан в письменной форме извещать работников о составных частях заработной плате (например, Вы можете прописать в трудовом договоре, что расчетный лист высылается работнику на указанный в договоре адрес электронной почты).
- Основания (заявления, объяснения, ознакомления, акты и т.д.)

1.2. Документы, которые могут стать обязательными:

- Положение о компенсационных и стимулирующих выплатах (если применяются такие выплаты)
- Графики сменности (если работа осуществляется с применением сменности)
- Дополнительные соглашения (если менялись существенные условия трудового договора)
- Должностные инструкции (если есть отсылка к ним)

Со всеми перечисленными документами Вы обязаны письменно ознакомить работника при приеме на работу или при их издании (кроме штатного расписания и табеля учета рабочего времени).

Везде где в скобках указана буква "Т" – означает, что для этого документа есть унифицированная форма (есть в любой кадровой или бухгалтерской программе или правовой базе).

Образцы документов кадрового учета

Тема 2 Кадровые события


2.1. Начало трудовых отношений.

При трудоустройстве нового работника у Вас должны появиться следующие документы:
- согласие на обработку персональных данных
- подтверждение ознакомления работника с документами из Темы 1
- трудовой договор (на своем экземпляре получите запись от работника, что второй экземпляр ему выдан)
- приказ о приеме (с подписью работника, что он ознакомлен)
- подпись в журнале вводного инструктажа по охране труда
- подпись в журнале вводного инструктажа по пожарной безопасности
- подпись в журнале первичного инструктажа по охране труда (должна быть установлена стажировка 1 месяц – найдете в типовом журнале соответствующие столбцы)
- подпись в журнале первичного инструктажа по и пожарной безопасности
- заявление работника о перечислении заработной платы (указывает реквизиты или выражает желание присоединиться к зарплатному проекту)
- личная карточка выдачи средств индивидуальной защиты (нормы выдачи должны быть утверждены)
- трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности, если работник на предыдущем рабочем месте выбрал ведение ТК в электронном виде)
- медицинская книжка.
Вы у себя храните оригиналы (копии, для совместителей) трудовой книжки и медицинской книжки.
Хранение копий остальных документов допустимо при наличии письменного согласия работника.


2.2. Увольнение.

Увольнения могут производиться исключительно по основаниям (и с использованием формулировок) указанным в ТК РФ (общие основания со ссылками на статьи указаны в ст. 77 ТК РФ).
Работник должен быть ознакомлен с приказом об увольнении.
Работнику должна быть выплачена компенсация неиспользованного отпуска.
В последний рабочий день с работником должен быть произведен полный расчет и выданы:
- Бумажная трудовая книжка (если сотрудник выбрал бумажный вариант)
- Справка о доходах физического лица Форма СТД-Р (если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой)
- Выписка из раздела 3 Расчета по страховым взносам
- Выписка из СЗВ-СТАЖ
- Выписка из СЗВ-М
- Справка о заработке за 2 года по форме 182н
По письменному заявлению (по заявлению – обязаны), работнику должны быть выданы другие документы, связанные с работой (например, справки 2НДФЛ и/или копии приказов).

2.3. Трудовой договор.
Обязательными для включения в трудовой договор являются сведения:
- Стороны (ФИО), паспортные данные
- Место и дата заключения
- Место работы
- Трудовая функция, должность
- Дата начала и срок договора (основание срока, если договор срочный)
- Условия оплаты
- Режим работы (если отличается от Правил внутреннего трудового распорядка)
- Гарантии и компенсации (если есть вредность)
- Условия труда (например, ненормированный рабочий день)
- Обязательное соцстрахование
- Условие про испытательный срок.
Перечисленные условия считаются существенными! При их изменении необходимо подписывать дополнительное соглашение.
Запрещено заключать гражданско-правовые договоры, фактически регулирующие трудовые отношения (ст. 15 ТК РФ).


2.4. Продолжительность рабочего времени.

Если результатами спецоценки не оговорено другое, нормальная продолжительность рабочего времени для стоматологов такая:
- 39 часов в неделю – для хирурга, гигиениста, медицинской сестры;
- 33 часа в неделю – для терапевта, ортопеда;
- 40 часов в неделю – для немедицинского персонала.
Номенклатура должностей медицинских работников определена Приказом Минздрава № 1183н (исходя из которого, например, генеральный директор или ассистент стоматолога не являются медицинскими работниками).
Для сотрудников работающих по совместительству размер ставки не может быть более 0,5 (в часах и/или деньгах).


2.5. Графики работ.
Чаще всего, для стоматологий не подходит традиционная пятидневка или шестидневка. Если у вас графики, часть Ваших докторов работают в нескольких местах, и вы работаете под запись – лучше использовать суммированный учет рабочего времени. При пятидневке или шестидневке Вы считаете отработанное время за день и за неделю, получаете согласие работника на работу в выходной с дополнительной оплатой, а при суммированном учете – считаете отработанные часы в течение учетного периода (например, учетным периодом может быть месяц).
Для этого нужно издать приказ о введении такого учета и установить учетный период.
Важно зафиксировать выходные работника в трудовом договоре или дополнительном соглашении (выходным может стать любой день недели).
Вести табель учета рабочего времени можно в явках (не указывая конкретного времени) – это избавит Вас от высчитывания минут и долей.

2.6. Отпуска.
Вы должны утвердить график отпусков на следующий год не позднее чем за 2 недели до его начала.
Если работник идет в отпуск не по графику – у Вас должно быть его заявление. При отпуске по графику заявление не нужно.
Нельзя основной отпуск (28 к.д.) заменять денежной компенсацией (только при увольнении).
Отпускные Вы обязаны начислить работнику не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

2.7. Зарплата.
Заработная плата выплачивается работнику 2 раза в месяц (т.е., сейчас нет понятия аванс! Есть зарплата за первую половину месяца и зарплата за вторую половину месяца).
Вы должны утвердить форму расчетного листа и оговорить с работником форму его передачи (в бумажном виде или на электронную почту). Можно прописать это условие в трудовом договоре или положении об оплате труда (важно чтобы работник был с ним ознакомлен.
Даты выплаты заработной платы зафиксированы и совпадают в трудовом договоре и Положении об оплате.
Заработная плата сотрудника за полностью отработанный месяц и работающего на полную ставку не может быть менее установленного в регионе МРОТ (в Москве это 20195 руб.). Есть еще понятие средней заработной платы по отрасли – рекомендуем придерживаться данного показателя в установлении окладов / тарифов в штатном расписании.

Конечно, это не все кадровые события требующие оформления. Мы перечислили те, с которыми вы непременно столкнетесь.

Образцы оформления кадровых событий

Тема 3 Охрана труда


3.1. Должна быть проведена специальная оценка условий труда.

На что следует обратить внимание:
– результаты спецоценки необходимо зарегистрировать в ГИТ (уведомительная процедура – можете сами, можете оговорить это с тем, кто ее проводит) и разместить на сайте;
- работники должны быть ознакомлены с результатом;
- спецоценка проводится с регулярностью раз в пять лет.
Если в результате спецоценки определено наличие вредных производственных факторов в отношении определенных должностей, в зависимости от класса установленной вредности, работникам на данных должностях могут устанавливаться доплаты (от 4%), дополнительные дни отпуска и сокращенная продолжительность рабочего времени. Что именно – ищите в результатах спецоценки!

3.2. Руководители должны пройти обучение по охране труда в специализированном учебном центре (простой критерий – обучение в лицензированном учебном центре должны пройти те, кто инструктирует других).
Остальные работники могут быть обучены собственными силами (подтверждается протоколами о проведении обучения и проверке знаний).

3.3. Должны проводиться инструктажи по охране труда: вводный, первичный, повторный, внеочередной.
На что обратить внимание:
– вводный и первичный проводятся в первый рабочий день, повторный каждые 6 мес., внеочередной инструктаж проводится при внеплановых работах, введении в эксплуатацию нового оборудования и т.д.;
- по каждому виду инструктажа должна быть утвержденная программа, вестись журнал.
Кроме журналов инструктажей, обязательно наличие прошнурованного и скрепленного печатью (пломбой) журнала регистрации несчастных случаев.

3.4. Аналогично охране труда, должны быть утверждены программы и проводиться инструктажи по пожарной и электробезопасности.
На что обратить внимание:
– для проведения инструктажей по пожарной безопасности собственными силами, сотрудник, поводящий инструктаж, должен пройти обучение пожарно-техническому минимуму в специализированном учебном центре;
- для проведения инструктажей по электробезопасности собственными силами, сотрудник, поводящий инструктаж, должен иметь не ниже 3 гр. допуска.

3.5. Должны быть инструкции по охране труда для каждой должности. Работники должны быть с ними письменно ознакомлены.

3.6. Должны закупаться и выдаваться средства индивидуальной защиты (СИЗ).
На что обратить внимание:
– вы должны утвердить нормы выдачи СИЗ;
- должны вестись личные карточки выдачи СИЗ (а в них должны присутствовать подписи работников).

3.7. При трудоустройстве Вы должны запросить у работника медицинскую книжку.
В случае ее отсутствия, Вы должны направить (и оплатить) работника пройти соответствующее обследование. Медицинские книжки должны быть зарегистрированы (проверить подлинность медицинской книжки можно на региональных ресурсах, например, в Москве это можно сделать сайте "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", в регионах).

Образцы документов по охране труда

Тема 4 Возможные штрафы


Основные санкции, которые могут следовать за неисполнением (или ненадлежащим исполнение) того, что Вы видели выше нужно искать в статьях 5.27 КоАП и 13.11 КоАП.

Некоторые примеры возможных санкций:
  • Не проведена спецоценка - до 80 000 руб. (ст.5.27.1 КоАП);
  • Нет положения регулирующего защиту персональных данных - до 30 000 руб. (ст.13.11 КоАП);
  • Нет положения регулирующего оплату труда - до 50 000 руб. (ст.5.27 КоАП);
  • Нет правил внутреннего трудового распорядка - до 50 000 руб. (ст.5.27 КоАП);
  • Не ведутся карточки выдачи СИЗ - до 150 000 руб. (ст.5.27.1 КоАП);
  • Проблемы с заключением / оформление трудового договора - до 100 000 руб. (ст.5.27 КоАП, ч.3,4), при повторном до 200 000 руб. и дисквалификация директора (ответственного должностного лица);
  • Проблемы с ознакомлением работника с локальными актами организации - до 50 000 руб. (ст.5.27 КоАП, ч.1), при повторном до 70 000 руб. и дисквалификация директора (ответственного должностного лица);
  • Нет согласия работника на обработку персональных данных - до 70 000 руб. (ст.13.11 КоАП, ч.2).

Важно понимать, что в отношении охраны труда и кадров, чаще всего, штрафы назначаются за каждый случай, а не за сам факт нарушения / неисполнения. Например, если у Вас 10 работников и однажды бухгалтер начислил зарплату с опозданием – это будет 10 штрафов и доначислений.

Это не далеко не исчерпывающий список немедицинской документации обязательный к применению в стоматологии не зависимо от ее размера! Как и не все комментарии и нюансы, которые необходимо читывать. Продолжение следует!
Обращайтесь, если будут вопросы, будет нужна помощь или будут предложения о сотрудничестве!
Введите свой контактный телефон, и мы перезвоним Вам
Имя
Телефон
Комментарии
Контакты
+7 926 557 01 29
hello@briarej.ru
Москва, Талалихина, 1, кор.2
Made on
Tilda